O que é uma ferramenta 5w2h?

 6 de fevereiro de 2017

Pense em uma empresa que pretende crescer, expandir sua marca e ser mais reconhecida no mercado de trabalho. Quais providências essa empresa precisa tomar para que alcance seus objetivos com sucesso?

Existem várias medidas que podem ajudar a empresa a atingir suas metas, e todas elas passam por um bom planejamento e pela utilização de práticas de gestão de projetos. Uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas é a ferramenta 5w2h. Você sabe o que é? Como essa ferramenta funciona e como ela pode beneficiar sua empresa?

Continue a leitura deste post e aprenda o que é uma ferramenta 5w2h e como ela pode ajudar a sua empresa a atingir os objetivos preestabelecidos.

O que é uma ferramenta 5w2h?

A sigla 5w2h é esquisita para aqueles que não a conhecem, mas ela representa um checklist de ações que devem ser desenvolvidas em um projeto, sendo bastante utilizada para realizar o controle e a execução de atividades nos projetos.

A ferramenta 5w2h representa uma metodologia formada por sete (5+2) perguntas essenciais que devem ser respondidas. Com as respectivas respostas, você terá a relação das atividades a serem cumpridas para que a execução do projeto ocorra de forma mais clara e eficiente.

As sete perguntas, em inglês, são:

• 5W

1. What? (O que será feito?)
2. Why? (Por que será feito?)
3. Where? (Onde será feito?)
4. When? (Quando será feito?)
5. Who (Por quem será feito?)

• 2H

1. How? (Como será feito?)
2. How much? (Quanto vai custar?)

Qual é a importância dessa ferramenta para as empresas?

O 5w2h é uma ferramenta que pode te ajudar muito na gestão da sua empresa, facilitando a execução e o controle das atividades, destacando sua empresa no mercado. Dessa forma, é possível economizar o tempo e os recursos disponíveis.

Respondendo às sete perguntas, a sua empresa terá condições de executar as atividades dentro do que é esperado, obtendo sucesso.

Como pode ser visto, essa ferramenta resume-se em simples respostas que permitem que todos os envolvidos em um empreendimento solucionem as principais dúvidas, otimizando a realização das atividades.

Quais são os benefícios?

Quando bem executada, essa metodologia permite que tudo fique mais claro e que todos os envolvidos no processo saibam exatamente o que fazer, como e quando fazer, além de saberem qual é o objetivo que tal projeto pretende almejar, entendendo, assim, a sua importância dentro daquela equipe.

Outra vantagem é que as equipes conseguem perceber a sua a influência no projeto como um todo. Esses conhecimentos facilitam a gestão de pessoas, tornando-as mais produtivas e motivadas.

O 5w2h é conhecido por ser uma ferramenta de gestão da qualidade, que gera objetividade para a execução de tarefas. Essa ferramenta permite que certificações sejam obtidas e mantidas, como a ISO 9001, PBQP-H, OHSAS e ONA.

Para facilitar o acompanhamento dessas certificações, bem como suas atualizações, é válido apostar em softwares de gestão da qualidade, fazendo com que esse processo se torne mais simples e menos burocrático.

A metodologia em questão contribui para que o líder evidencie a importância das certificações para a empresa, criando uma cultura da qualidade em todos os membros das equipes, reduzindo, assim, os erros e o número de ações de não conformidade nas auditorias.

Como utilizar a ferramenta 5w2h?

Agora que você já conhece a ferramenta, sabe da sua importância e conhece os benefícios, é preciso aprender a utilizá-la. É válido lembrar que a ferramenta 5w2h pode ser utilizada em diversas circunstâncias diferentes (e não pense que estamos falando somente de situações empresariais, mas na sua vida pessoal também), buscando sempre melhorar o planejamento das atividades.

Pode-se utilizá-la, por exemplo, na programação de uma viagem com a família, permitindo que você tenha controle de tudo o que será feito — principalmente dos gastos. Já no âmbito empresarial destacam-se inúmeras situações como o lançamento de um produto (angariando novos clientes), reduzindo os custos de um determinado setor da empresa e facilitando o entendimento de outras metodologias, como o diagrama de pareto, por exemplo.

A versatilidade dessa ferramenta ajuda a compreender por que ela é uma das mais utilizadas no mundo inteiro. Ficou interessado no assunto? Deseja se manter informado? Então assine nossa newsletter e fique por dentro dos nossos conteúdos!